論文摘要:高校院系資料室是高校文獻保障體系的重要組成部分,在高校教學、科研中發揮著積極作用。本文對當前高校院系資料室建設存在管理體制不順、運作機制不靈、工作手段落後、服務水平低下、專業特色不強等問題。必須通過實施改革管理體制,理順與校圖書館關係;創新運作模式,轉換作業機制;突出專業特色,提高服務水平;加強業務培訓,提高資料員專業素質等對策予以解決和改正。
論文關鍵詞:高校資料室建設專業特色
高校院系資料室作為教師、學生查閱文獻資訊資料、獲取情報資訊、進行自修和切磋學術的重要園地,是高校圖書情報系統的重要組成部分,是圖書館工作的延伸和補充,由於其資料專業性強、藏書系統性好、藏書質量高、利用方便、服務對口等優點而深受師生歡迎,成為高校中重要的教學、科研基礎設施,在推動高校教學、科研方面發揮了積極作用。然而,隨著網路和現代資訊技術的日漸普及和廣泛應用,高校圖書館的數字化、網路化建設的蓬勃興起,傳統的圖書情報工作面臨著許多新的挑戰。因此,高校院系資料室如何面對當前的網路時代複雜情況,加快改革和創新,建立適應的管理體制和機制,充分發掘和利用其優勢和潛能,使傳統的資訊服務內容和方式重新煥發生機,已成為當前院系資料室建設的重要而緊迫任務。
1 當前院系資料室建設存在的主要問題
1.1 管理體制不順暢
目前,大多數院系資料室與學校圖書館的關係沒有理順。校圖書館是學校建制單位,由學校管理;院系資料室屬院系建制,由院系行政管理,只走業務上由校圖書館指導。而實際上,資料室人員除了人事、勞動紀律屬院系管,職稱聘定上與校圖書館有關係外,其他的比如業務上的指導、進修、交流、水平提高等,都無人管理。資料室基本上獨立校圖書館之外,校圖書館對資料室無約束力,它們各自為政,相互之間處於封閉、孤立狀態,各行其是,在購書、採編、日常管理等方面很少或根本不聯絡,更談不上協調。這樣不僅容易導致文獻品種少、重複率高、利用率低,造成圖書經費、人力、物力和時間等資源的浪費,而且容易導致文獻共享障礙,降低文獻資源利用率,影響圖書情報功能的正常發揮。
1.2 運作機制不靈活
由於院系資料室與校圖書館不具有統屬關係,同時院系資料室之間也存在著管理歸屬和行政領導的差異,因此,各個院系資料室的運作基本上是一種“內運作”模試,即封閉式模試。資料室只是為本院系師生提供資訊資料服務,不對外院系師生開放,與其他資料室和校圖書館缺乏交流和聯絡。這種封閉性的“內運作”模式嚴重影響了資訊的開放性和文獻資源的共享。另外,大多數院系資料室缺乏”讀者導向”的觀念,沒用建立清晰的資料室服務作業流程,價值鏈管理體系處於空白狀態;資料室的服務仍沿用傳統的手工式、板塊式、分散式的作業機制。
1.3 工作手段落實不到位
由於受投入經費的限制,目前高校院系資料室能夠利用計算機和網路為主的現代化裝置管理文獻資料的不多,大部分資料室的工作仍然是傳統的服務方式,圖書資料的採購、分類、編目、借閱依然以手工操作為主。更有甚的是有些資料室,對現有室藏文獻,沒有編制室藏目錄,不少師生在查詢圖書時,不能快速、準確地找到所需要的資訊資料。還有,由於院系資料室上圖書館的關係尚未理順,在網路化建設方面遠遠落後於圖書館數字化建設,儘管很多高校的校園網已經開通,院系資料室卻未設終端機,一些資料室甚至只是利用一臺微機將其可收集書報期刊等文獻錄入了事,遠遠未達到資訊資源數字化、資訊傳遞網路化及資訊利用共享化的要求,從而不僅使其文獻收藏能力受到極大限制,而且使其變成一個孤立的小型藏書機構,不能實現資源共享,不能充分發揮其專業特色的勢,大大降低其應有的價值。
1.4 服務水平低下
由於歷史原因,院系資料室工作人員素質普遍偏低,特別是近些年來,一些高校壓縮崗位編制,往往把一些既不熟悉資料業務,又缺乏學科專業知識和不具備現代化管理工具使用能力的人員安排到資料室工作。因此,資料室管理人員隊伍很難適應新形勢要求,導致服務水平低下,很難開展研究型情報服務、定題跟蹤服務等深入文獻資源內部特徵的高層次服務,並且在文獻資料服務中欠缺標準化和規範化。甚至有些資料室工作人員連簡單的電腦知識也不懂,更談不上操作計算機來為讀者服務,只能從事簡單的圖書登記、蓋章、上架、出借等服務工作。
1.5 專業特色不強
院資料室的文獻資源建設本應以滿足本院系學科需求為中心突出專業特色,但許多高校資料室除了收集與本專業相關的文獻以外大量訂購一般性文獻資料,這樣不僅造成本資料室文獻與圖書館文獻資料重複,也易造成與其他資料室的文獻雷同,從而,浪費學校有限的圖書經費。另外,在院系資料室應該收集的文獻內容上也存在著偏差,大多數院系資料室往往只是注重獲得那些外來的.相關文獻,忽略了那些圖書館不容獲得的卻與本學科專業相關的內部文獻資料收集,如教學、科研過程中自然形成的各種原始資料:教學大綱、教材、教案、考題、評分標準、科研檔案、畢業科研論文、學術會議資料等。其實,諸如此類的文獻資料對於本院系教學、科研都是十分重要的文獻資料,應當高度重視才是。
2 解決院系資料室建設存在問題的對策
2.1 改革體制,理順關係
由於資訊科技、通訊技術和計算機網路技術飛速發展和廣泛應用,圖書情報工作已經並繼續發生鉅變,高校圖書館和院系資料室必須改變各自為政的散亂狀況,應該加強統籌規劃,建立起統一協調發展機制和結構合理的文獻資源保障體系,實現全校文獻資源一體化,特別要注重加強校圖書館的中心地位,努力突出校圖書館在文獻資訊資源整體化、網路化、數字化建設中所發揮的組織協調作用,學校各院系資料室真正併入到全校的圖書情報保障體系中,變成為學校圖書館的”分館”,資料室人員的業務與職稱、編制由校圖書館統一管理。這種新的管理體制有利於對全校文獻資源統一規劃、統一管理、統一佈局,實現圖書情報資料一體化;可減少書刊建設的重複與遺漏,節約經費,增加文獻的種類,有利於學校總體文獻資源建設。
2.2 創新運作模式,轉換作業機制
為了使圖書情報工作適應網路化、資訊化技術發展要求,院系資料室必須改革原有的封閉運作模式,構建開放式、互動式、網路式的扁平結構,使其在開放狀態下執行,打破院系資料室與圖書館、院系資料室之間的“內封閉”狀態,使校圖書館和各院系資料室形成一個網路和共享資源的新聯合體,構成一個以校圖書館為中心、各院系資料室相互協助、相互開放的多功能、多層次服務的文獻情報網路系統,從而大大提高全校資訊資源的使用效率。另外,要革新院系資料室傳統的作業方法,通過網路建設和服務流程的重組,加快作業速度,提高作業效果。院系資料室可以根據教學科研需要,從網路中搜集與本院系專業相關的文獻資料、情報資訊分門別類地進行篩選、整理、加工,使之系統化、有序化,便於師生查詢和使用,或是將有關資訊以電子郵件方式向教師提供資訊和導航服務,這樣大大提高了效率,方便了讀者。
2.3 突出專業特色,提高服務水平
首先,院系資料室發揮專業特色優勢,開展特色化資訊服務。院系資料室的藏書建設應以本學科、本專業的需要為中心,根據專業的性質、服務物件及學科發展趨勢來決定收藏的重點和範圍。院系資料室在採購書刊資料時要緊緊圍繞本院系重點專業和新開設專業的教學中所涉及到的內容有所傾斜來制訂採購計劃;在蒐集資料和開展定題服務等工作中也要對重點專業和新開設專業有所側重;同時,在採集收藏內部文獻資料時,特別要重視採集收藏其他學校類似本院系的重點專業和新開設專業的內部文獻資料,如教學大綱、教學計劃、知名教授的科研報告,學術會議資料、歷屆畢業生的論文集等。其次,要加強網路設施建設,改善文獻資訊服務條件。院系資料室要儘快普及計算機操作技術,配備與之相適應的印表機、傳真機、影印機、掃描器等裝置,使資料室文獻資訊的蒐集、加工、整理、存貯、傳遞、諮詢和檢索都能實踐現代化。同時還要有目的地籌備並建立電子閱覽室,以滿足師生的網上文獻資訊查詢及光碟資料庫檢索的需要。再次,院系資料室要結合專業特點,根據自身的資源優勢,製作目錄清晰、結構合理、內容獨特新穎、具有本專業特色的網頁,開設網址,將資料室的資訊資源與圖書館的資訊資源在校園網上併網執行,實現資源共享,提高資訊資源的利用率。
2.4 加強業務培訓,提高資料員的專業素質
院系資料室要完成好《普通高校圖書館規程》中所提出的任務,真正成為”全校文獻保障體系的組成部分”,關鍵是要建立一支高素質、高水平的專業化資料人員隊伍。首先,要有良好的職業道德,愛崗敬業,有全心全意為師生服務的精神。一個稱職的資料員就是充分利用在院系工作熟悉環境並與師生聯絡比較密切的優勢,可以隨時主動徵求師生對專業文獻資訊的需求和建設,並及時將資訊的處理結果反饋給師生。手勤就是充分利用計算機和網路設施,為師生廣泛地搜尋引擎收集專業資訊。眼勤就是保持高度的資訊敏銳性,經常翻閱,瀏覽與本專業相關的文獻資料,包括印刷型文獻、電子型文獻和網路型文獻,密切關注本專業、本學科的最新發展動態和熱點、難點問題。腦勤就是對已經收集到的各種專業資訊進行科學有序的整理,分析和提煉,以滿足不同層次和不同物件的需要。其次,要有較強的工作能力和業務水平,較熟練掌握圖書館情報知識和應用技能,基本瞭解本院系專業所涉及的基本知識,具備一定的計算機和網路的基本知識和操作技能,還具有一定的外語水平和科研能力。因此,必須加強對院系資料員培訓工作。要通過繼續教育、在職學習、外出進修、參加專業培訓班、出席學術會議等形式,提高資料員的思想道德品德、專業素質和業務操作能力,特別要強化計算機網路知識及其應用技能的教育和培訓,還要注重專業知識的更新,提高自身專業化水平。院系領導要重視資料室工作人員隊伍建設,積極為其提供專業學習和技能培訓的機會和條件,從而使資料室擁有一支高素質的人員隊伍,更好地為院系教學、科研提供良好的資訊服務。
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