[摘要]本文通過分析目前物質管理現狀,就如何有效地進行資訊收集、整理和分析,更好更快地為科研生產服務,為企業決策提供依據,提出了方案。
[關鍵詞]物資管理 管理資訊化 內部網路
企業的物資管理,是指對企業生產經營活動所需要各種物資的採購、運輸、驗收、供應、保管、發放、合理使用、節約使用和綜合利用等一系列計劃、組織、控制等管理工作的總稱。物資管理是企業管理的一個重要組成部分,加強物資管理是促進企業生產經營活動發展的保證,是改善企業技術指標取得最佳經濟效果的一個重要環節。對物資進行規範、高效、科學的監督管理,是減少資金佔用,降低生產成本,提升產品和企業競爭力的關鍵因素。
隨著物資管理作用的日趨重要,對物資管理工作所提出的要求也越來越高。隨著工作任務的加重,工作中產生的資訊量也越來越多。如何有效地對這些資訊進行收集、整理和分析,就成為物資管理工作的一個新的課題。顯然,傳統的手工作業已經遠遠不能滿足工作需求。因此,利用現有的內部網路,實現物資管理資訊化已經勢在必行。
一、我國目前物資管理中存在的問題
1.大部分檔案都是手工編制,影響管理質量
在物資管理過程中,會產生大量的單據和檔案,如合同、複驗單等。這些都是與我所質量管理程式密切相關的,在質量內審、外審中為物資採購的控制提供依據。現階段,所有的質量檔案都是手工編目歸檔。我們只是利用Excel表格將採購物資所對應的一系列單據和檔案的編號儲存起來,需要時通過Excel的查詢功能找到編號,再從檔案盒中找出歸檔的相應檔案。例如一年的複驗單就有上千張,要從中找出一張來就比較麻煩。
2.缺乏資料庫管理軟體,加大了工作量
入庫單和發料單全部都是手工登入,不僅工作量大,而且庫存的實時性得不到保證,導致實物會計手中的賬本庫存數和倉庫不一致,影響了庫存查詢的準確性。而且一年下來厚厚的幾十本,要查詢憑證也很困難。特別是填報各種報表,常常需要幾天,費時費力不說,還容易出錯。
3.資源不能共享,造成了大量的重複勞動
在工作過程中存在大量的`重複勞動。例如採購申請,申請部門要填寫一份,採購員要在計算機中輸入一份以方便執行,計劃管理人員也要在計算機中輸入一份以記錄計劃執行過程中產生的質量檔案編號等資訊。重複勞動的存在必然導致資源的浪費和效率的低下。
二、實現物資管理資訊化的意義
1.對資訊進行有效控制和統計,實現資料資源共享
實現物資管理資訊化,讓資訊按標準的物資採購程式流動,既規範了物資採購流程,又實現了資料資源的共享,還可以對資訊進行有效的控制和統計。這樣一來,各申請採購部門可以隨時檢視倉庫庫存情況和採購申請的執行情況;主管領導可以隨時瞭解分管部門的工作進展。我們還可以通過釋出訊息的形式通知申請人到倉庫領取到貨的物資,定期釋出停產、更新換代等資訊,使我們的工作更加有序化、透明化、人性化。
2.加快資訊流通,實現資料的實時性
現階段,資訊處理完成後,是通過人與人的傳遞來實現資訊的流通,流通時間相對較長。如果通過網路傳遞,資訊處理的結果就可以馬上顯示出來。例如,當入庫或發料資訊到達倉庫,只要倉庫保管員一確認,庫存情況就會馬上更新,現階段存在的庫存查詢問題,將得到完全解決。
3.無紙化辦公,同時減少人的勞動量
實現物資管理資訊化,把人從大量煩瑣、無序、低端的工作中解脫出來,去處理更有價值、更重要的工作,提高了企業的工作質量和工作效率。另外,“無紙化”的辦公,也節約了紙張等辦公用品的開支。
三、實現物資管理資訊化的策略
1.建立物資管理資訊系統
物資管理系統是一款通用性極強的物資品管理軟體,適用於各類企事業、機關、學校等單位。該系統主要是針對企業的物資的入庫、領用、庫存等情況進行管理,完成企業對物資日常業務的採購入庫、退貨、領用、退庫、盤點、往來賬款等管理工作,全面反映物資的採購情況、領用情況、損耗情況、以及人員和部門的領用情況。同時藉助功能強大的查詢及報表功能使管理人員能及時、準確地瞭解所需資訊,為企業的決策提供了正確、便捷的支援平臺,幫助企業更有效、更全面地管理物資。
2.充分利用網路工具實施資訊化
供應部門可依據物資消耗及庫存情況預測物資需求並對庫存進行調劑,通過在網上查詢庫存情況,實現庫存物資的網上調劑和儲備定額化管理,以減少物資重複儲備,節約庫存物資資金,保證物資及時到位,確保運營的需要。同時,網路可以有效控制成本支出,如在網上公佈各種物資的市場價格,必要時進行網上限價,並依據市場變化,進行合理化調整,以達到控制成本的目的。對於管理、監察部門可以隨時網上查詢物資供應部門和使用部門所有物資的運作狀況,有利於及時、有效地監督、控制。總之,利用網路工具,可以有效地利用共享資訊資源,改善企業管理環節,實施有效控制與全程管理。
3.重點關注採購及庫存管理過程中的資訊化