[摘 要] 針對知識管理審計報告的研究目前還是一個空白,筆者認為它是一個審計意見的載體,具有建設性和防護性的作用。文章對知識管理審計報告的要素和編制要領進行了探討。
[關鍵詞] 知識管理,審計報告,作用,要素
隨著知識經濟時代的到來,知識管理作為重要的管理思想越來越多地受到組織的關注。但知識管理審計卻沒有受到相應的重視,致使知識管理專案的成功率大打折扣。而針對知識管理審計報告研究更是聞所未聞。筆者“小試牛刀”,以期拋磚引玉,豐富知識管理理論。
一、知識管理審計報告的定義
雖然知識管理審計已經開始在一些組織中實施應用, 但知識管理審計報告卻沒有一個嚴格的定義。審計報告是指“審計師根據審計準則的要求,在實施審計工作的基礎上對被審計單位的會計報表發表意見或無法發表意見的書面檔案。”根據這個定義,筆者認為知識管理審計報告也至少應該體現審計依據、審計物件、審計時間等基本要素。目前知識管理審計尚未形成統一的標準,使用較多有HyA-K-Audit、Delphi Group 的KM2、F. W. Horton 的InfoMap 法等。知識管理審計的物件是組織內的知識、知識工作者、知識環境、知識的收集、創用CC和知識創新。審計時間對於財務審計來講一般都是事後審計,而知識管理審計事前、事中、事後都可以。因此筆者認為,知識管理審計報告就是審計師依據一定的審計方法,在實施審計工作的基礎上對被審計專案發表審計意見或無法發表審計的書面檔案。此處提到的“無法發表審計意見”是因為審計師可能受到主觀或客觀因素的影響而無法收集到充分、適當的審計證據以支援審計意見的情形。
二、知識管理審計報告的作用
1.防護性作用
知識管理的實施已經掀起一股熱潮。然而當前的統計資料表明,知識管理專案的成功率最多隻有15%。產業分析家預測, 到2003 年僅財富500 強就會因為知識管理專案的失敗損失315億美元。審計師通過出具不同型別審計意見的審計報告,可以提高或降低企業決策者對知識管理專案的依賴或期望程度。幫助組織瞭解到底需要哪些知識以及如何管理這些知識。因此,知識管理審計報告能夠在一定程度上對被審計單位的財產、債權人和股東的權益及企業利害關係人的利益起到保護作用,能夠對知識管理部門盲目的或缺乏效果、效率、經濟性的專案起到制約作用。
2.建設性作用
知識管理審計報告著眼於組織管理部門的戰略、控制、目標、結構及決策的最優性,它是在對公司知識資源進行系統的、科學的考察和評估的基礎上提出診斷性和預測性的審計意見。知識管理審計報告應該指出知識及其管理的癥結所在,如決資訊超載、重複勞動造成的交流成本高、效率低下等問題,揭示資訊供給方面的差別和資訊流程中缺失的環節,幫助組織識別資訊需求並將其與組織的資訊資源相匹配,提高知識管理實踐,顯示價值鏈在人、組織和顧客中形成的過程,指出通過創用CC和組織學習應用槓桿作用的方式和途徑。
三、知識管理審計報告的要素
根據詳略程度,審計報告可以分為簡式審計報告和詳式審計報告;按照使用目的可以分為公佈目的審計報告和非公佈目的的審計。筆者認為知識管理審計報告主要用於指出知識及其管理存在的問題和幫助組織改善經營管理,故應當屬於詳式審計報告和非公佈目的的審計報告。根據審計文書的基本要求,其要素應該包括以下八項:
1.標題。全面的知識管理審計報告的標題應該為“關於+(被審計單位)+(時間)+的+知識管理審計報告。專題知識管理審計報告的標題應在(時間)後面加上專題名稱。被審計單位的名稱應該寫全稱,避免引起誤解;時間可以是被審計事項已經或將要發生的時間,也可以是正在發生的時間。
2.收件人。審計報告的收件人一般是業務的委託人或授權人。如果是外部審計,委託單位與外部審計機構一般會簽署業務約定書(合同),此時的收件人應是審計師按照業務約定書的要求致送審計報告的物件;如果是內部審計,則審計專案往往是管理部門授權審計,此時審計報告的收件人為授權人。
3.引言段。知識管理審計報告的引言段應當依次說明審計立項的依據;被審計事項的性質和範圍;審計事項的要求和執行時間;其中審計物件的範圍至少應當指明知識管理專案實施的時間和部門;審計事項的要求和執行時間是業務約定書或授權人的具體要求。
4.範圍段。知識管理審計報告的的範圍段應當說明已經實施的審計工作;所依據的審計標準;審計責任等。審計工作應當按照相關的技術標準計劃和實施了審計程式,這些審計工作足以獲得充分、適當的審計證據以支援審計師的'審計意見。審計責任應當指出知識管理審計報告屬於診斷性的管理建議,僅供管理部門內部參考,因使用不當造成的後果與審計師和審計單位無關,即不承擔法律責任。
5.意見段。意見段應該是知識管理審計報告的核心部分,因而也就佔據了審計報告的最大篇幅。一份審計報告的質量高低主要取決於意見段。這一段應該具體說明以下三個具體內容:
(1)對被審計事項的基本評價。審計師應當描述知識管理在組織中的戰略地位、知識管理的基礎建設、知識管理實施模式或戰略、知識管理實施現狀、知識管理部門的人力資源、知識管理實施的安全性和效益性等。進行了上述有關內容的說明以後,審計師對被審計事項做出了基本的評價,總括性的說明被審計事項的優劣。在基本評價的基礎上對成績、問題進行分析。
(2)主要成績和問題。知識管理的事後或事中審計要說明主要經驗和成績、不足和缺陷。審計報告應當描述知識收集、創用CC、知識創新的情況及意識;描述資訊流的有序性和及時性;評價學習機制、商務智慧和知識儲備途徑等;說明在知識管理實踐過程中特定的人對特定的知識資源擁有的安全和許可權級別;評價知識獲取的安全性和及時性;評價知識管理人員素質和知識管理績效等。在分析的基礎上肯定成績,總結經驗;指出問題,吸取教訓。
知識管理的事前審計要分析組織的知識基礎和知識需求,找出知識差距和知識流,並判斷它們對經營目標的影響,以確定組織知識管理的戰略或知識管理的實施模型是否科學合理。報告最後要說明知識管理專案的可行性,提出預測性的報告。其目的是減少決策失誤,實現決策科學化。
(3)改進意見和建議。這部分內容不是必須的,即如果專案可行或實施效果良好,則可以省略。但如果知識管理專案存在重大缺陷,此處應該是知識管理審計報告的重要內容。此時審計師應該針對審計專案存在的問題和不足之處提出意見和建議,包括:解決問題的辦法、可以採取的措施、可供選擇的方案等。但此處應當說明,這些建議僅供內部參考、不具備鑑證作用。
6.審計師簽名蓋章。知識管理審計報告應當由專案負責人(或審計組組長)簽名蓋章。社會審計還應該加蓋事務所合夥人或主任會計師的章。
7.審計機構及地址。審計報告應當載明審計機構的名稱及地址,並加蓋審計機構的公章。
8.報告日期。審計報告最後應當寫明審計報告日期。審計報告日期為審計工作完成日,即應當實施的審計程式均已經實施完畢。
四、知識管理審計報告的編制要領
知識管理審計報告的編制人應當是專案負責人或審計組組長。由於被審計單位的經營環境千差萬別,因此以上八個要素在審計報告中地位、所佔篇幅不盡相同。審計師應該根據實際需要來表達這些內容。為了保證權威性,在寫作中應該注意以下要領:
1.要根據知識管理的審計目標進行嚴格選材。它包括陳述的真實性、優劣性、差距性和潛在性的各種題材。要有事實、有資料、有比較、有分析。
2.要依據審計報告的基本要素安排好報告的結構。因為結構是報告的骨架,是科學組織報告材料的必要手段,既要體現出完整性,又要順理成章。防止公式化傾向。
3.注意措辭。知識管理審計報告在本質上屬於管理審計範疇,其語言應體現出“評價和建議”。意見段的開頭應該使用“我們認為”的術語,而不宜使用“我們確信”或“我們保證”等絕對化的語言,“絕對可行”、“完全正確”會誤導管理部門的決策。同時也應避免使用模糊不清、態度曖昧的語言,如“大致可以”、 “基本可行”等,這樣的語言會降低審計報告的權威性和可信性。
4.審計報告提交或出具之前,應充分聽取知識管理專家的意見,使審計報告的內容經得起推敲,更令人信服。
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