所謂電子檔案是指人們在活動中形成的，以機碟片、磁碟和光碟等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質檔案比較，電子檔案有以下幾個特點：?１?電子檔案不再是直觀的紙質檔案，它需要藉助辦公裝置才能閱讀利用；?２?電子檔案可以直接由計算機等現代辦公裝置迅速地處理和傳遞；?３?電子檔案的利用是可共享的，也不再受時間和距離的；?４?電子檔案的儲存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對儲存場地的面積要求不高，而對環境的溫溼度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子檔案對檔案業務管理工作的影響
１?傳統的檔案工作以紙質檔案材料為工作物件，而計算機後，電子檔案取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁碟上，並在磁碟上進行修改，一經形成後，馬上存貯到辦公資訊資料中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得檔案與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已出一套工作流程及、原則，如檔案的立卷歸檔制度。檔案的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，檔案形成後，由文書部門收集立卷後，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子檔案隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁碟或光碟中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁碟或光碟的形式移交，歸檔範圍也不能只是“辦理完畢，具有儲存價值”的檔案，還應包括該檔案的讀取軟體甚至作業系統。
２?由於電子檔案資訊與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯絡，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子檔案的環境中，檔案的形式特徵和特徵均發生了變化，電子檔案可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質檔案那樣的分類整理。不同的使用者可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子檔案進行自由組合分類。
３?由於電子檔案的儲存價值同時取決於其自身價值和可讀性，其鑑定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值範圍也將擴大，要分析電子檔案的讀取軟體甚至作業系統。根據傳統的檔案價值鑑定理論，檔案應根據其憑證價值和價值確定保管期限，而電子檔案一方面由於製作方便，將產生比以往更多的檔案，另一方面由於使用者的需要，資訊和資料不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且電子檔案的憑證價值尚無保證。因此，其鑑定、管理方法亦無定論。此外，由於電子檔案資訊載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質檔案有許多不同之處。
三、電子檔案對檔案學理論的影響
１?對檔案本質屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別於圖書、情報、資料等其它資訊，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子檔案從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便於修改、便於複製的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特徵不復存在。電子檔案是計算機文書處理系統中的最後一個文字，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至檔案與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地複製電子檔案，這樣檔案是檔案的前身，檔案是由檔案有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子檔案的原始記錄性和憑證作用如何確定?電子檔案能否作為檔案?是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子檔案能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。