摘要：目前，國內有400多家高校圖書館在使用匯文文獻資訊服務系統，但使用的效果卻良莠不齊，特別是在期刊文獻的管理中出現的問題又較多。文章通過對多家高校圖書館期刊書目檢索的結果進行分析，發現了多項共同的問題，仔細剖析其成因，並提出了對應的解決方案。
關鍵詞：匯文系統;書目檢索;高校圖書館;期刊管理
計算機、網路及一些圖書館管理軟體在圖書館中的廣泛應用，使手工檢索、手工借閱成為歷史，極大地方便了讀者，更為圖書館的資源共享提供了堅實的基礎。縱觀現今“211”高校圖書館所使用的圖書館管理軟體，主要有國內研製的匯文文獻資訊服務系統、ILAS、MELINETS及國外的INNOPAC、UNICORN等，無論採用哪種管理軟體，宗旨永遠是方便讀者，提高讀者的服務質量，即“一切為了讀者”。
一、調查及統計
1.1 “匯文文獻資訊服務系統”
“匯文文獻資訊服務系統”是基於高校圖書館管理模式下，以江蘇省高校文獻保障服務系統(JALIS)為宗旨，面向網路化、標準化、數字化、區域化的基本設計思想，使最終成型的系統充分體現了使用者功能模組的完整性、介面的良好性、功能引數設定的靈活性等特點，並且具有強大的廣域網環境應用服務功能，在資料庫存貯級、應用檢索級、使用者介面級均實現了各種不同國際、國內標準與協議的應用，具有齊全的業務功能，如採訪、編目、典藏、流通、期刊、統計及系統管理等。其中連續出版物管理子系統，包含了期刊的訂購、簽到、催缺、下架、裝訂管理等一整套管理功能。
1.2 39所高校圖書館的調查結果
筆者於2014年10月5日―7日，通過網路登入江蘇南京範圍內的44所高等院校的主頁，以一名讀者的身份查詢各個高校圖書館的期刊館藏資源，除5所高校外其他39所高校均使用“匯文文獻資訊服務系統”。這39所高校圖書館的調查結果統計見表1。
二、分析成因，解決問題
2.1 改名期刊作為兩種不同種期刊著錄
期刊改名(或更名)是期刊變化現象之一。據《中國期刊年鑑》統計，2001 年共有282種期刊更名，2003年共有305種期刊更名，2007年共有137種期刊更名。期刊刊名是圖書館徵訂、著錄、登到、典藏及讀者檢索的主要依據，如果著錄時對更名期刊處理不當，機械地只看期刊的名稱，當成兩種不同的期刊著錄，割裂了原名期刊和改名期刊之間的聯絡，那麼就會影響到期刊上述系列的管理工作，同時還影響到編目的準確性和資料庫的質量，甚至影響到讀者對期刊資源的檢索利用。因此，將改名期刊作為兩種不同種期刊著錄是不正確的。按照《〈連續出版物著錄規則〉例釋》一書的闡釋，期刊更名或改名即“根據我國漢語及其他少數民族語言的特點，凡是題名有任何字或詞的順序的改變、增、刪，都應看作題名的改變”。連續出版物工作者一直認為，一種期刊不管經過多少次改名，只要卷期號相連或者甚至重新開始新的卷期，也還是一個品種。這一觀點在按“集中反映”原則著錄的圖書館目錄中，可以得到強有力的證據。因為他們將各個改名都集中在一個最新或最老的題名下，因而就必然用同一個索取號，即使採用“分段反映”著錄法的圖書館，同樣認為只要卷期號相連線，改名以後仍然是一個品種。在一種期刊分為A、B兩輯，為了使索取號與品種的連續相一致，只對B輯的索取號做了改動，即在原有索取號後加“B”，而讓A輯繼承原有索取號。也就是說，在任何改名、合併改名、合併改出、分輯、分出的情況下，原有索取號必定有一個“繼承者”，以表示這個品種仍在出版。這種處理原則在當時完全是正確的。[1]
當然，期刊更名比較複雜，我們必須透過期刊的表面現象，弄清其來龍去脈，針對不同的情況去分別處理。有關期刊更名的著錄方法，圖書館界有許多館員都有著較深的研究，如相關的論文有：趙文華的《中文期刊更名的分析及其處理對策》、陳潔薇的《淺談期刊更名的著錄方法》、王靜華的《中文期刊的更名及MARC著錄》等。[2-4]
2.2 現刊館藏資訊與過刊館藏資訊同時存在
任何圖書管理系統的開發，都是基於成熟的圖書館管理的經驗和理論，沒有也絕不可能是凌駕於圖書館或違背圖書館的實際工作，“匯文文獻資訊服務系統”也不例外。現刊館藏資訊與過刊館藏資訊同時存在，這是一個常識性的錯誤，這樣的檢索結果會讓讀者無所適從。
2.3 同一期刊存在多條Marc資料
我們在建立館藏中文期刊資料時，應力求所著錄的專案完整、準確、規範。對於一種期刊而言，其完整、準確、規範的Marc資料也只能是唯一的。如果同一期刊存在多條Marc資料，會造成以下後果：①讓讀者無法瞭解這種期刊確切、完整的資訊。②館藏資訊項可能會分散在不同的Marc資料下，影響館藏的查全率。③增加垃圾資料，佔用伺服器的記憶體。
2.3.1 成因。①訂購期刊時，匯入的訂購Marc資料。目前各期刊供應商所提供的訂購資訊資料僅包含ISSN、郵發代號、期刊名稱、出版頻率、單價、年價等一些資訊，在資料轉入時也僅對應011、092、200、326等一些欄位，對期刊其他的一些內容沒有過多的描述，而這樣匯入的訂購Marc資料我們通常稱為簡Marc。②回溯建庫或新合訂本刊編目時，漏查重而重複編制或匯入Marc資料。
2.3.2 解決方案。①在新增加期刊時，期刊供應商無法提供完整、準確的訂購資訊資料時，我們就不可用供應商提供的資料，而應通過編制或匯入完整、準確、規範的Marc資料作為我們新訂期刊的資料。②對於續訂刊我們應引用並適時修改已有的完整、準確、規範的Marc資料，不另外匯入供應商提供的訂購資訊資料。③回溯建庫或新合訂本刊編目查重時，應採取多途徑的`查重，只要認真仔細，漏查重現象是完全可以避免的。
2.4 其他問題
2.4.1 期刊的回溯建庫工作。《普通高等學校圖書館規程(修訂)》就定義了高校圖書館本身就是“教學和科學研究服務的學術性機構”，要求“高等學校圖書館應重視目錄體系建設，成為全校的書目資料中心;建立完善的文獻資訊檢索系統，滿足使用者多途徑檢索的需求。”計算機及“匯文文獻資訊服務系統”的應用只是給了圖書館現代化管理的一個平臺，其內涵還得要圖書館員們通過專業的知識及辛勤的勞動去建立，即回溯建庫的工作，建成書目資料庫。當然，要進行回溯建庫往往會產生如下的問題。①工作量大。回溯建庫工作就是將已有圖書館的卡片式或書本式的目錄轉變成計算機使用的機讀目錄，其工作流程比較複雜。就一個圖書館而言，已有的期刊資源(指期刊合訂本)少則幾萬冊，多則十幾萬冊，要將這些期刊回溯、加工，將會花費很多的人力、物力。②對工作人員的要求較高。從事回溯建庫工作的員工，不但要求掌握圖書館的分類、編目專業知識，熟悉期刊文獻資源的特點，還要掌握著錄標準、標引規則、Marc格式及“匯文文獻資訊服務系統”的各個模組的使用等。③資料庫的維護是一項長期而艱鉅的任務。一個有生命力的資料庫，就應該經常維護使其成為制度化，以確保期刊資料庫的完整性、準確性。這是資料庫質量控制的重要環節。
2.4.2 計算機硬體和軟體系統的問題。計算機硬體的合理配置和軟體系統的正常維護是目前圖書館的一項比較重要的工作之一。①計算機本身的效能直接影響著資料查重、資料錄入、資料轉入等工作效率和速度。有時由於計算機的原因在資料錄入和轉入的過程中出現非人為的錯誤，如由於計算機硬體質量問題，操作中計算機經常宕機，造成資料丟失;不完整編目軟體系統如效能不好或功能不全，就不能產生高質量的機讀目錄資料。這些同樣影響建庫的速度與質量。②無法登入圖書館主頁，或登入主頁後無法查詢書目資料等現象，都和計算機硬體的配置、軟體系統的維護相關，嚴重影響了讀者的正常使用。
三、結語
隨著科技的不斷髮展，一些高科技在圖書館管理中的應用，大大提高了圖書館的服務質量和水平。當然，任何高科技在圖書館的應用都不會也不能脫離圖書館的基礎工作，我們應當努力掌握圖書館工作的內涵和要求，在此基礎上將高科技的技術和手段應用到圖書館管理中，為圖書館服務，切不可本末倒置。同時，我們也要努力學習應用高科技的圖書館管理的成果，如上述的“匯文文獻資訊服務系統”，挖掘系統的功能，結合圖書館工作的實際情況，把圖書館的管理工作推向一個更高的階段。
參考文獻：
[1] 吳龍濤，葉奮生.《連續出版物著錄規則》例釋[M].瀋陽：遼寧人民出版社，1986.
[2] 趙文華.中文期刊更名的分析及其處理對策[J].高校圖書館工作，2005(4)：80-82.
[3] 陳潔薇.淺談期刊更名的著錄方法[J].科技情報開發與經濟，2006(9)：110-111.
[4] 王靜華.中文期刊的更名及MARC著錄[J].圖書館建設，2006(6)：38-40.