【關鍵詞】文書檔案 價值 鑑定標準
一、文書檔案價值鑑定的重要性
1.開展文書檔案鑑定工作有利於對重點檔案的保管
就時間而言,現行機關、企事業的檔案絕大多數始於上個世紀的六、七十年代,距今已有四、五十年的時間。根據《檔案法》的有關規定,現存的很多檔案或超過保管期限或已失去儲存利用價值的檔案,這更顯出檔案鑑定工作的緊迫性和重要性,因此正確判定檔案價值,剔除已失去儲存價值的檔案,是有助於提高檔案自身價值的重要工作。
2.開展文書檔案鑑定工作,有利於對人、財、物的合理使用
近年來,由於檔案數量劇增,導致庫房緊張,裝置短缺,經費不足等問題。通過對檔案的鑑別,有利於檔案庫房、裝置人員的合理和有效利用。提高檔案人員的整體業務水平,實現優質服務。
二、如何開展好檔案價值鑑定工作
1.要掌握好檔案價值鑑定標準
鑑定標準是鑑定工作得以順利進行的關鍵,是鑑定檔案質量的重要保證,檔案的價值是客觀存在的,而價值鑑定對檔案價值的認識和評價帶有很強的主觀性。為使主觀認識活動最大限度地符合實際,保證鑑定工作質量,必須建立明確的檔案價值鑑定標準。文書檔案價值鑑定的標準主要有檔案來源標準、檔案內容標準、檔案的形式特徵標準、相對價值標準和效益標準等。
(1)檔案的來源標準。檔案的來源通常指檔案的形成者。一般情況下,形成者在社會活動中的地位越高,其形成的檔案價值越大:首先,本單位的檔案通常需要重點儲存,外單位的來文需要根據來文機關的地位、職能、以及與本單位的關係具體判斷其價值。其次,在本單位制成的檔案中,不同的撰稿者和制發機構也會對檔案價值產生不同影響,主要職能部門或人員形成的檔案往往比一般事務部門或人員形成的檔案價值相對要高。
(2)檔案的內容標準。社會對檔案的需求集中反映在對檔案內容的需求上,因此,內容標準是檔案堅定的最重要的依據。鑑定時主要應依據檔案內容的重要性、真實性、客觀性、獨特性、時效性等因素進行價值判斷。一方面檔案所記錄實事的重要程度越高、典型性越突出、真實性與客觀程度越高,檔案的價值越大。例如;反映本單位主要職能活動、中心工作和基本情況的比反映非主要職能活動、日常工作和一般情況的重要,反映典型問題的比一般問題的重要;另一方面檔案內容越新穎獨特,或者越富於本單位特色,檔案的價值越大。儲存這類檔案,有助於檔案室形成自己的特色,提高室藏質量。此外,檔案內容的時效性也會影響檔案價值的大小。因此,鑑定檔案時要具體分析每份檔案的實效性對價值的影響。
(3)檔案的形式特徵標準。檔案的形式特徵通常是指檔案的名稱、形成的時間、載體形態和記錄方式等。這些形式特徵在某種情況下會對檔案的價值產生一定影響。
(4)相對價值標準。相對價值是指被鑑定的檔案與其他檔案相比較而存在的價值。在一定情況下,某些檔案的儲存價值可以相對提升或降低。相對價值的高低主要依據檔案群體的完整程度。因此,根據這一規律,檔案鑑定不能只著眼於檔案個體本身,還應綜合考慮全宗的完整程度。
(5)效益標準。近年來檔案界提出的一個新的具有實用性的鑑定標準。效益標準認為鑑定檔案的價值必須考慮保管檔案的投入與利用檔案產品之間的'比率。效益標準的提出和接受,是檔案鑑定標準日趨實用化的重要表現 。 2.影響文書檔案價值鑑定工作的因素
檔案價值鑑定是一項對檔案工作者要求非常高的業務工作,它要求檔案工作者不僅具有優秀的政治素質和道德修養,而且具有廣博的知識面和豐富的檔案價值鑑定經驗,檔案價值鑑定人員的心理在一定程度上直接制約著檔案價值鑑定的活動過程。因此建立檔案價值鑑定標準體系必須立足於現狀,根據存在的不同問題制定相應的鑑定標準,從而建立檔案價值鑑定過程中更加規範的標準。