一、高校成人教育檔案建設存在的問題
筆者從事高校檔案工作多年,在工作中發現了一些成人檔案建設中存在的問題,概括起來主要有以下幾方面:檔案散存、亂存現象嚴重;檔案內容缺失嚴重;檔案管理的模式陳舊,水平低下。仔細分析,我們會發現以上存在的問題,與人員內部調動、部門撤併調整有關,還與高校成人教育檔案仍然沿用陳舊的管理方法,管理人員不專業,硬體條件的不足有關。下面就此作一簡單分析。
成人教育檔案建設存在問題,首先源於對成人教育教學檔案管理意識不強。我們知道,在高校教育教學中,重視的是普通全日制教育的學籍檔案管理,對成人教育則多重視教學工作和其它管理工作,成人教育檔案管理工作不僅不重視,有的連相應的工作都沒有安排,有的高校雖然設定了成人教育檔案管理中心,但不是專兼職人員配置不足,就是在人員培訓上簡化,雖有成人教育檔案管理部門,但也形同虛設。加之管理人員對成人教育檔案工作缺乏正確的認識,這就形成了成人教育教學過程中,大量有價值的,可為用人單位提供參考的文件或不能及時整理歸檔,或材料流失,成人教育教學檔案應有的作用不能充分發揮。
其次,在成人教育檔案建設中還存在著制度不健全,管理不規範的問題。我們知道,高校成人教育檔案管理同普通全日制教育一樣,其專業技術性都比較強,但在實際工作中,成人教育檔案管理工作還沒有嚴格的規章制度,管理也不規範。或在存檔移交時沒有嚴格的核對檔案材料,造成不完整;或收集工作不到位,形成歸檔不齊全,不能完整地反映檔案全貌。
再次是檔案管理人員業務水平較低,不能對成人教育檔案做科學建設,造成建檔質量不高。高校成人教育往往是一個附屬部門,檔案部門不僅人員編制有限,而且檔案管理工作沒有專職人員,更沒有把專職工作與檔案管理工作分開,職責不清,致使成人教育檔案管理工作無法考核,至於工作人員的專業培訓,知識提高,提升服務質量更無從談起,那麼出現不懂檔案管理業務,檔案管理有標準而不執行,成人教育檔案管理工作不規範,也就不足為奇了。
第四是成人教育檔案建設中存在著設施陳舊,管理手段落後的問題。由於以上幾方面的原因,多數高校的成人教育教學檔案建設還停留在低水平的狀態中,檔案是紙質的,儲存還是用櫃子;現代資訊管理手段很少或基本不用,近年也有了計算機,但對計算機等現代化裝置的使用技術缺少掌握,也僅限於軟體操作和一般的文件處理,深層次開發檔案管理軟體和進行程式設計的人員幾乎是空白。不能適應現代化條件下的資訊查詢,給教學檔案資源合理配置及充分利用造成了很大的困難。
二、完善成人教育檔案建設的方法
針對上述問題,筆者認為,要完善成人教育檔案建設應該從以下幾方面著手:
(1)要加強學習有關檔案要求,不斷提高思想認識。高校領導和各部門員工,要認真學習《檔案法》、《檔案實施辦法》和《高等教育學歷證書電子註冊管理暫行規定》等相關檔案工作的法律、法規,充分認識檔案綜合管理工作的重要性和必要性,堅決貫徹執行檔案法律、法規,增強領導和員工學法、懂法的積極性,提高其執法能力,從而強化領導和教職工群體的檔案管理意識,為更好地做好高校檔案工作奠定堅實的思想基礎。
(2)要不斷加強制度建設,細化考核機制。成人教育檔案管理部門要嚴格遵循檔案管理條例,在檔案材料管理有序、檔案合理分類存放等方面要真正做到來龍去脈清晰,以此為立卷歸檔工作奠定良好的基礎。同時,要建立各項規章制度,明確歸檔內容要求,建立各級檔案網路組織,使管理工作有章可循,有條可查,並以此為考核的依據,加強對員工的考核,以形成人人負責,齊抓共管的良好局面,為提升服務質量奠定基礎。
(3)加強成人教育檔案硬體設施建設,實現資訊化網路化管理。為了更好地適應現代資訊科技的發展和社會對成人教育檔案管理的需要,高校的成人教育檔案建設必須應用資訊科技手段進行檔案管理,用電子化、網路化對檔案進行收集、整理、儲存和查詢,從而實現成人教育檔案的資訊化與資源共享。我們知道,隨著計算機技術和網路技術的發展,各高校都有自己的校園網,為實現成人教育的學籍電子檔案管理網路化、一體化提供了可靠的硬體保障,這就要求,成人教育檔案管理部門應儘可能地組織技術力量開發出適用於本校的學籍電子檔案管理系統,以加強新生報到管理、在校生管理、成績管理、教材管理、畢業生管理,並使之能準確、系統、及時、省時地為成人教育工作服務。
(4)努力提高成人教育檔案管理人員業務素質,提高檔案服務水平。高校成人高等教育檔案管理者的業務水平、自身素質直接影響檔案管理工作的質量。加強檔案管理隊伍的培訓,提升員工對成人教育檔案工作性質和重要性的認識,自覺地鑽研業務,學習新知識,提高工作能力是十分必要的。要鼓勵員工善於學習,運用檔案學科新理論、新技術指導和改進檔案工作,為成人教育檔案規範化管理提供保障。這裡要特別強調的是,要求員工通過不斷的學習,熟悉和掌握現代資訊科技,並結合成人教育電子檔案管理的工作實際,善於總結摸索出成人教育電子檔案管理的基本規律,在此基礎上不斷創新,在樹立“以學生為本”的服務意識的指導下,以科學的精神規範成人教育檔案的管理,形成完整、準確的成人教育檔案,全面提高成人教育電子檔案管理的服務水平。
作者：韓國曄 單位：集寧師範學院