隨著我國經濟的快速發展,民營企業的產業規模已經達到前所未有的水平。民營企業檔案,主要是指民營企業在生產、經營、科研、基建以及各項管理活動中形成的、對企業具有儲存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。加強企業檔案的現代化管理,對民營企業的長遠發展具有重要意義。
一、民營企業檔案現代化管理的必備條件
1.確定民營企業檔案的管理模式原則。
不同型別民營企業應該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長,關鍵是哪種更適合本企業當前的要求。在確定具體管理模式時建議考慮以下原則:首先,檔案管理層次要與企業規模形態相適應。一般而言,中小型民營企業可以實行單級管理,大型企業集團可以實行以法人為基礎的多級管理。例如上海新黃浦(集團)公司,屬混合型大型民營企業集團,總公司檔案部門對總部形成的檔案實行綜合管理,對各子公司檔案工作實行統一領導、分級管理,全資與控股公司由總公司檔案部門與之簽訂“檔案管理協議書”,明確規定檔案所有權歸總公司,日常則由其代管。其次,檔案管理形態要與企業管理形態相適應。企業檔案管理按形態劃分有檔案實體管理、檔案資訊管理與檔案資訊資源管理。從整體上看企業檔案管理形態具有共存性與漸進性,至於某一企業採取哪種管理形態應與企業管理形態相適應,不宜盲目追求檔案資訊化管理。民營企業中有不少高新技術產業,這種企業可實行檔案資訊化管理。最後。檔案管理手段要與企業技術形態相適應。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案資訊網路化管理是檔案管理運用現代技術的不同階段,企業檔案管理手段應緊跟企業資訊化的步伐,但不能脫離企業技術管理形態盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動化系統或內部區域網的企業,大量電子檔案的生成會促進企業文件一體化管理;而尚未實現網路管理的民營企業可採取手工管理或計算機輔助管理的方式。
2.配備檔案管理人才,制定科學的歸檔範圍和管理制度。
目前,民營企業大多重經營、輕管理,一味追求眼前的利益,對於檔案工作這種短期內很難見到效益的工作不太重視。很多企業沒有專人負責檔案工作,缺乏必要的規章制度,檔案管理隨意性大。因此配備相應的電子檔案管理人才是民營企業電子檔案建設不可缺少的必要環節。作為應用性很強的檔案工作,為了培養檔案管理人才,我們必須加強檔案人員的繼續教育,使他們掌握新知識、新技能,以滿足時代的需要。民營企業自身也要加快檔案資訊化管理規範的制定和使用,包括電子檔案歸檔、計算機管理和檢索,以及庫房的管理等。民營企業要將規章制度建設置於企業發展的大背景下研究,重新審查、整理和進一步完善原有規章制度,使規章制度適應新形勢發展的需要。
3.保障民營企業檔案的資訊保安。
為了保證計算機網路系統的安全執行,可採取以下防範措施:第一,訪問控制。具體是入網訪問控制,即控制哪些使用者能夠登入到伺服器並獲取網路資源,並控制訪問時間和在哪個網站入網;許可權控制,控制使用者訪問的目錄、子目錄、檔案和其他資源,指定使用者對上述資源執行僅能只讀,無改寫、刪除等操作;防火牆控制,用以阻止網路訪問某個機構網路的屏障。第二,資訊加密。資訊加密技術是保護網內的資料、檔案、口令和控制資訊的傳輸,確保不宜公開的電子文件的非公開性。要在發收兩端用軟體進行加密、解密工作,在指定的使用者或網路通過金鑰支援解密而獲得原始資料。具體來說,通訊雙方交換彼此金鑰,並存放在安全處,需要對方發訊息時,用金鑰進行加密,在收到資料後,用對方的金鑰解密。第三,網路與硬體載體安全。建立備份與恢復系統,即使出現資訊丟失,只要啟動該系統,可恢復丟失資訊的原貌。預防病毒,防止網路系統遭受侵害。要在計算機系統上安裝防毒軟體,自動防毒。不允許隨便使用外來磁碟、光碟等儲存介質,必須使用時應嚴格進行病毒檢測,確認無病毒後方可使用。
4.全面提升企業檔案實體與企業資訊整體管理水平。
首先要強化檔案綜合管理。要按集中統一管理的原則,由綜合檔案機構對企業檔案實行統一整理和開發利用。對企業檔案實行綜合管理是當前國有企業轉制而成民營企業的檔案管理模式的主流,但在具體實施中往往有差異。可以實行集中統一式的綜合管理,也可以實行統一領導、分級管理式的綜合管理,該管理模式有利於企業檔案工作的全面建設,充分發揮企業檔案的整體功能。其次要強化文件一體化管理。指在企業內對檔案、檔案實行統一管理,一般多見於資訊化程度較高的企業。檔案部門除管理檔案外,作為企業資訊化管理的一個職能部門對企業網上檔案與紙質檔案同時予以管理,對網上傳遞的電子檔案實行邏輯歸檔,相應紙質檔案適時另行歸檔。該管理模式能使企業檔案工作與企業資訊化程序同步進行,有利於推動檔案現代化管理。
二 、民營企業檔案現代化管理的目標
1.為民營企業營造先進的企業文化提供條件。
在知識經濟時代,經濟和文化一體化是必然趨勢。經濟競爭正在逐漸演變成為更加隱蔽的企業文化建設的競爭,而企業檔案本身是企業文化的一種體現,因而可直接服務於企業建設。隨著我國加入wto,國際化的市場競爭使得中國民營企業面臨著來自各
方面的嚴峻挑戰,正是這種挑戰,使得我們民營企業家逐漸認識到企業文化是增強企業凝聚力和競爭力,保持企業發展的重要法寶。民營企業檔案的建設,使得企業的發展史、大事記、實物、專利、榮譽、社會評價,通過資訊高速公路向外界展示。企業檔案是以物質的形式存在著,但是許多內容卻是具有無形資產和精神產品的性質和作用,對於一個企業的長遠發展和企業人文文化的塑造具有不可替代性,並且企業文化可以物化為企業的生產力而最終體現為企業的物質產品。它的多重屬性在企業生產經營的發展、企業文化氛圍的營造及企業人文精神的塑造、企業品牌的打造和宣傳方面具有不可替代的作用。
2.民營企業檔案現代化管理為企業發展提供資訊保障。
市場經濟的發展,企業的重組、兼併、轉制都是不可避免的,因此一個企業在其發展過程中必須重視和建立完備的企業檔案,一些重要的生產資料和固定資產的產權認定、價值估算、價值分割等必須依據企業檔案的一些原始資料才行,同時企業在改組和合並時必然涉及對原有產品的品牌和註冊名稱的'相對價值的估算,一些企業的股份改制必然對原有和新的註冊品牌進行評估,甚至一些企業對自身的品牌還要進行一些相關的公證和請求品牌保護。一個企業在發展中由於種種原因會出現資產的借用、轉讓、抵押等經濟活動,企業檔案本身就是企業資產的一部分,它不可避免地要參與企業的借用、轉讓、抵押等經濟活動,因此企業檔案不僅對各種參與借用、轉讓、抵押的企業資產具有估算、監管的作用,甚至自身也會成為企業借用、轉讓、抵押的一個組成部分。我們可以看出,在一個企業的經濟活動中,企業電子檔案是企業經濟活動的必備要件之一,在企業融資、借貸中發揮著不可替代的作用。企業的科研活動也會形成大量的檔案,其中許多內容就是電子檔案,這些電子檔案不僅對從事科研很有用途,而且科研人員和相應其他專案的科研人員在以後的企業科研活動中都會再次利用電子檔案,這些電子檔案保管的狀況對民營企業的經營和科研具有十分重要的意義。
3.民營企業檔案現代化管理能為企業的合法權益提供憑證。
企業檔案作為企業資產權益的原始憑證,是維繫企業生存和發展的生命線和保護神。在解決債權、債務和企業之間的經濟糾紛以及企業與職工之間的勞動糾紛問題過程中,企業檔案這一原始憑證顯得尤為重要。隨著市場經濟及法律的完善,企業檔案的經濟價值將會越來越明顯,檔案作為法律憑證作用越來越重要。企業檔案對提升企業整體水平、維護企業自身利益、規避市場風險、發展企業文化、保持企業健康發展具有重要意義。