摘 要: 期刊是高校圖書館館藏資源的重要組成部分,按時限分為現刊和過刊。期刊的管理不同於圖書,其各環節之間的聯絡更為緊密,適宜統一管理。做好期刊現代化管理工作的每個環節是實現期刊價值的前提。
關鍵詞: 高校圖書館 期刊 組織管理
期刊作為一種連續出版物,是高校圖書館館藏資源的重要組成部分。因其具有出版週期短、內容廣泛新穎、閱讀方便等特點,備受讀者歡迎。在高校圖書館,期刊管理工作與圖書相比其各環節之間的聯絡更為緊密。從現刊的採訪、訂購、分編、典藏驗收到過刊的下架裝訂、驗收、分編、典藏、賬目管理等各個環節不可分割,彼此之間相互影響和制約,適宜統一組織管理。這樣不僅有利於各道工序的協調及互補,而且避免了各部門間出現的相互推諉、制約等不良現象,減少誤差和人力的重複浪費。因此,做好期刊現代化管理工作的每個環節是實現期刊價值的前提。
期刊的管理工作具體來說,主要有現刊、過刊兩方面的內容。
一、現刊
現刊指在訂期內的期刊。管理內容主要有:期刊的採購和利用期刊的整合管理系統完成期刊的現代化管理(預訂、分編、典藏、訂單驗收、催缺、下架裝訂等)。
1.現刊的採購
這是期刊管理關鍵的第一步。期刊的採訪訂購工作從表面上看時間短、時效性強,其實很多工作在日常工作中要提前準備。
通過充分調研,積累採訪資訊。為使館藏期刊最大限度地滿足學院的教學科研及學生自主學習的文獻資料需求,首先要了解本館館藏、經費及完成任務和目標所需的.期刊;其次要了解學校的發展規劃,對新增或停辦的專業及學科的變化等情況做到心中有數,同時對各學科專業的設定、課程安排、教師的科研情況也要及時調研。再次,要通過不同形式收集學生讀者的期刊利用情況及其對館藏期刊的意見和建議。因為,那些經常利用館藏期刊的大學生,對館藏期刊結構能作出自己的評價,這些基本上反映了在校學生的需求。另外,對期刊本身的變化情況的掌握也是調研內容的一部分,近年來期刊的變化比較頻繁,不論哪些變化,都會影響其管理及利用。通過了解其變化情況確定是否續訂。
期刊的訂購:根據學校教學科研的需要,結合平時積累的採訪資訊和圖書館期刊的購置經費,從實際出發,確定期刊的採集規模,制定訂購計劃。我館對期刊的採集,要求全面佈局、重點建設、教研優先、專業為主。另外,為確定合理的採購比例,對期刊載體的多樣化的特點也要認真考慮分析,使不同存貯載體的期刊資源得到合理配置,以最大限度地滿足讀者不同層次、不同專業的用刊需求。
2.現刊的現代化管理
(1)期刊預訂
這是期刊現代化管理的基礎。具體來說就是將訂購的期刊計劃,通過整合管理系統採用年度續訂的方式完成。這樣既節省時間,又節省人力。但是,要十分注意那些停訂、增訂及資訊有變化的期刊,這些要素的變化,不僅直接影響到期刊資料庫的質量,而且影響和制約著期刊管理的後續工作。所以,要及時完善期刊的預訂資訊,要將相應的變化及時體現在對應的資料的各欄位中。
(2)期刊的分類、著錄
期刊分類,是按其內容所屬的學科門類歸到相應類目,這是對期刊進行科學管理以保證查全率,降低漏檢率的必要步驟。每種期刊都由多個作者的多篇文章組成,對它進行分類雖然不能向讀者揭示某刊某篇文章的具體內容,但它可以滿足讀者對某學科的族性檢索的需要。因此期刊分類不是可有可無的問題,而是必須做的。
期刊著錄:期刊著錄不像圖書著錄那樣一次完成,它除了對期刊的實體形態進行客觀描述外,還需要根據實際到館期刊的具體情況,不斷地補充後序變化,即期刊的各著錄項必須跟隨期刊的變化而不斷地進行補充和更新,因為任何變化的要素必須在相應的欄位上反映出來。如期刊的更名,就需要建立一條新記錄,且要在新舊兩條記錄中相關欄位進行連線。它關係到期刊的上架、排架、下架裝訂處理及讀者使用等環節。