摘要：長期以來企業中祕書人員績效考核工作的開展都困難重重，文章從現存的企業祕書績效考核方式、考核方法、考核標準等現狀入手，通過分析，指出企業在進行祕書人員的績效考核工作中應該關注的關鍵點，並提出了一系列的改進措施。
關鍵詞：企業祕書;績效考核;改進措施
祕書，是每一個具有完善的組織經營機制的企業所必須具備的特殊而重要的職位。在一個企業中，祕書是最接近企業管理核心的行政人員之一，其作為企業高階管理者的重要輔助者，是企業中不可或缺的角色。但是另一個方面由於祕書工作的複雜性和瑣碎性，導致祕書工作又成為企業中不同於其他可量化的工作職位的特殊的存在。現在我國許多企業在對祕書這個重要的職位進行績效考核時還存在一些問題，而這也在一定程度上影響了祕書的工作熱情和積極性。
一、相關概念定義
(一)有關企業祕書的定義及定位
在我國最新的祕書職業資格考試中對祕書這個職位做出如下定義：“廣義上的祕書是指位居領導人身邊或領導機構中樞，從事辦公室事務，辦理文書，聯絡各方，保證領導工作正常運轉，直接為領導工作服務併為各方面的事務與資訊助手。而狹義的祕書則是指專門從事辦公室程式性工作、協助領導處理政務及日常事務，併為領導決策及其實施服務的人員。”在現代管理中，決策是領導者的職能和權力，但是領導要做出正確的決策也離不開祕書輔助力量的支援。
企業祕書的職責主要包括計劃工作、工作環境整理、會議安排、會計工作、接待工作、交際應酬、文書工作、資訊蒐集加工、緊急情況處理等九項基本職能。這些職能貫穿了一個企業行政核心日常執行的所有環節，因此一個稱職的企業祕書的存在保證了企業行政機構順利有效地執行。
(二)有關績效考核的相關概念及流程
績效，也稱為業績、成效等，指具有一定素質的員工圍繞職位的應負責任所達到的階段性結果以及在達到過程中的行為表現。而績效考核則也稱績效考評、績效評價，是對績效結果進行衡量、評價和反饋的過程，是對組織或成員的，以戰略為導向確定的績效目標的完成情況所進行的考核;它是績效管理中最重要的一個環節。績效考核的目的是通過充分的溝通，使得組織或員工進行目的性更強的工作績效改進，提高員工的滿意程度和成就感，以達到企業的經營目標，它是不斷提高企業工作效率的有效工具。
為了有效地對祕書工作進行評價，對企業祕書的績效考核不應該僅僅只把握績效的考核階段，而必須立足於企業祕書的整個績效管理體系。績效管理是通過對企業戰略的建立、目標分解、業績評價，並將績效成績用於企業日常管理活動中，以激勵員工持續改進業績從而最終實現組織戰略及目標的一種管理方法。績效管理主要包括績效計劃、績效考核、績效評估、績效反饋四個部分，這四個部分組成了績效管理中的著名的PDCA迴圈體系，即計劃(Plan)、實施(Do)、檢查(Check)、改進(Action)。在PDCA迴圈中每個環節都緊密相扣，環環遞進。因此要做好祕書的績效考核工作就必須重視績效管理的每一個環節的作用，這樣才能對祕書的工作做出正確的評價，激勵祕書不斷改進提高其工作水平。
二、企業祕書績效考核現狀和不足
長期以來大多數企業對祕書人員的績效考核都採取了與其他員工相同的考核內容、考核標準以及考核程式，這就導致了企業對祕書績效考核工作表面化、形式化的現象嚴重，由於缺乏對日常工作的量化考核，使得考核的準確性、公正性和客觀性受到嚴重的影響，打擊了祕書人員的工作積極性。現在我國大多數企業對於祕書的績效考核工作的不足之處主要表現在以下幾個方面：
(一)缺乏考核前的績效計劃制定
在我國許多企業的祕書績效管理工作程式往往是不完整的，一些單位為了“圖方便”，常常省略了績效考核的基礎性工作——制定員工的績效計劃。績效計劃是評估者和被評估者雙方對被評估者應該實現的工作績效進行溝通，並將溝通結果落實為訂立書面協議的過程。由於在企業的績效考核工作中缺乏考核前的績效計劃的制定，使得祕書與上級領導對祕書工作內容缺乏一個良好的溝通，祕書人員對自己的績效考核內容並不十分明確，這在一定程度上影響了祕書人員工作的有效性和工作的積極性。
(二)績效考核的標準過於模糊
由於祕書工作常常是煩瑣而複雜的，祕書等行政人員的工作成果並不像企業其他員工的工作成果那麼顯著而容易量化，而且由於祕書在企業中所處的位置的特殊性，很多時候很難將其工作區分作分內的工作或者是分外的工作。現在我國許多企業中對祕書這個職位一般都從“德、勤、能、績”四方面進行考核，但是在具體操作上卻缺乏明確的針對該職位的績效考核要素和考核標準，定性指標多而定量的指標少，這樣就導致企業對祕書人員進行績效考核時一般都是由領導僅憑日常印象靠感覺對祕書的工作進行評價，帶有很強的個人主觀色彩，使績效考核結果缺乏客觀性。
(三)考核過程缺乏必要的績效輔導和溝通
績效輔導階段在整個績效管理中處於中間環節，也是績效管理迴圈體系中耗時最長，也是直接影響績效管理效果的環節。具體來說，績效的輔導階段的主要工作就是持續不斷的績效溝通和資料的收集和記錄。由於在績效考核過程中祕書與上級缺乏必要的溝通，使得祕書不能在遇到困難時從領導上級那裡得到必要的資源和幫助，從而造成束手無策的情況的產生。而且，沒有績效輔導和溝通的過程就無法讓祕書在工作過程中不斷獲得關於自己工作績效的反饋資訊，就沒有辦法發現自己在工作過程中出現的一些影響績效水平的細節，這樣就不利於祕書工作水平的進一步提高。
(四)績效考核結果缺乏有效的反饋和合理的運用
現在我國的一些企業在進行祕書的績效考核工作時，不僅在績效考核過程中缺乏一個良好的溝通機制，而且在績效考核工作結束以後也沒能及時將考核結果反饋給被考核者。許多企業祕書並不瞭解自己獲得績效結果的原因，上下級之間不能得到及時的溝通和了解，這樣就有可能出現一些非正式的資訊破壞了部門、上下級之間的關係。另一方面，許多企業在進行了祕書的績效考核之後並沒有將其考核結果進行合理的利用，而是簡單地只將績效考核結果和薪酬掛鉤。雖然將績效和薪酬相結合在某種程度上的確是一種主要的激勵手段，但是它也存在一定的侷限性。組織、環境、個人等因素都可能造成固定工資增長和績效獎金具體操作上的難度和複雜性，如果沒有解決好這些問題將會損害到績效考核的激勵作用。