湖南省圖書館學會、湘潭市圖書館學會、湖南圖書館於1991年12月10日至14日在長沙聯合舉辦了首次“湖南省公共圖書館地方文獻工作研討班”，參加學習的有省、市、縣21個圖書館30位同志。這次研討班採取講課與討論相結合的學習方法，對地方文獻的概念、特徵、型別等一些理論上的問題進行了有益的探討，交流了各館在開展地方文獻工作中的作法、經驗和體會，提高了對地方文獻工作在公共圖書館的地位和作用的認識。大家感到獲益匪淺，可望能通過這次研討班的開辦，對全省公共圖書館系統的地方文獻工作有一個促進和推動，邁上一個新的發展臺階。
地方文獻的概念。總的來說，不外乎兩種觀點，一種觀點認為地方文獻是有關本地方一切文獻資料，有地方出版物、地方人士（包括長期在本地工作的有影響的人物）著述和內容述及本地方的出版物，即地方出版物、地方人士著述、地方史料三部分。另一種觀點認為，地方文獻應以出版物的內容是否具有地方特點為劃分的唯一標準。與會同志認為，從理論上分析，後一種觀點是符合事物本質特徵的。因此，湖南地方文獻是指內容上具有湖南地方特色的一切出版物，無論其出版形式、出版地和出版物載體如何，只要是反映湖南的社會政治、歷史地理、民族、經濟、軍事、物產資源、文教科技、語言文字、山川河流、氣候災異、風俗人情、名勝古蹟等內容的圖書報刊、圖片、照片、影片、譜諜、樂譜、碑帖、墨跡、簡報、會議錄、學術論文、調查報告等等，都屬此類；而地方人士著述和地方出版物，內容上無湖南地方特色的，均不應作地方文獻處理。但在實際工作中，特別是地市縣圖書館，蒐集地方文獻的範圍不要侷限於理論上的認識，只要是地方出版物、地方人士著述和地方史料，都在蒐集之列。
地方文獻的特點。地方文獻具有區域性、史料性、廣泛性、時代性等特點，但最本質的特徵只有一個：區域性，這是地方文獻與普通文獻最根本的區別。地方文獻是以某一區域為中心的`記載物，它所記載的是產生在某一區域範圍之內的，或屬於與某一區域有關的事件和現象，具有鮮明的地方色彩。
地方文獻的型別。劃分地方文獻的標準是多種多樣的，用不同的標準就可以劃分出不同的型別。歸納起來，劃分標準就兩個：一個是形式劃分，一個是內容劃分。按內容劃分地方文獻的型別比較困難，不便於地方文獻的蒐集，整理和保管，因此，不能作為劃分地方文獻的主要標準。大家認為按文獻的載體形式，並結合文獻的整理、出版方面的特點來進行型別的劃分比較恰當。因而，地方文獻可以大致歸納為：1、圖書，這是地方文獻的主體部分。它又可以按照文獻的著述形式劃分為：（1）地方誌；（2）地方史料；（3）地方譜諜； （4）地方年鑑； （5）地方地理、地名錄；（6）地方資料彙編；（7）地方人物傳記資料；（8）地方叢書、叢刊、筆記雜著等。2、地方報刊。3、地方檔案。日記、文稿、函電、書信、筆記、學位論文、科技報告等等，這都是檔案的範疇，無疑是地方文獻的重要組成部分。但檔案屬於檔案館的蒐藏範圍，檔案館和圖書館在地方文獻的蒐藏上，應該有哪些區別和各自的側重，對此，與會人員一致感到有深入探討的必要。4、圖片、圖表（譜）。5、散頁資料，如地方文告、傳單、文契、拓片、商標、節目單、戲劇說明書、產品說明書、證券（糧、油、布、煙、糖票）、票據等。6、實物資料，有歷史文物、革命文物，是歷史博物館、革命紀念館的蒐藏範圍。7、視聽資料，包括唱片、幻燈片、影片、錄相帶、錄音帶等。8、縮微資料。9、機讀資料。10、口碑文獻，如長期流傳在民間的故事、詩歌、傳說等，這一類口碑文獻必需載體化後才可以蒐藏。
關於地方文獻的工作，與會代表總結為四句話：廣泛地蒐集，科學地整理，系統地開發，有效地利用。明確地方文獻的業務指導思想，它是蒐集、發掘本地地方文獻並進行加工整理，通過宣傳、報道、借閱等手段，弘揚地方文化，促進人們對本地的認識和了解，激發人們熱愛和建設地方的熱情，這是做好地方文獻工作的前題。大家結合各館的實際情況，交流了在地方文獻的蒐集、整理、開發、利用全過程的一些做法。對地方文獻的蒐集，要靠採訪人員艱苦細緻的工作，但“紅標頭檔案”的制定，可以幫助掃除徵集工作中的一些障礙，沒有制定“紅標頭檔案”的市、縣，應該儘快制定。代表們提出：“紅標頭檔案”雖然具有某些法律效力，但不等於法規，希望頒發地方文獻呈繳辦法的法規。在地方文獻蒐集中，要特別注意重點地方文獻的收藏，如地方誌、地名錄、地方報刊、地方人物資料、地方水文、氣候資料等。在地方文獻整理中，各館採取的辦法不一，希望由省圖書館牽頭，制定全省性的地方文獻分類表，以規範全省公共圖書館系統的地方文獻分編工作。地方文獻的開發，存在的潛力還很大，各館雖不同程度地做了一些工作，但遠遠不夠，應引起足夠的重視，有目的、有計劃、有步驟地去整理開發，使之轉化為新的知識和生產力。 與會人員建議要加強全省地方文獻工作的協作與協調，省圖書館根據這一建議，提出了《湖南省公共圖書館地方文獻徵集工作協調方案》。代表們還建議建立全省地方文獻工作中心，它既是地方文獻資源中心，又是地方文獻研究、開發中心、書目控制中心、文獻檢索中心，並建議省圖書館牽頭籌建這個“中心”。