專案是建築施工企業最基礎的業務單元，是以單體專案為物件，以工程專案的工期、質量、安全、文明施工、成本等目標為主要內容的生產組織管理。專案管理的過程就是整體分解和結合統一的過程。專案管理的突出特點是專案本身作為一個組織單元，圍繞專案需求來組織資源，避免了資源的閒置和浪費，“用最少的人幹最多的事”。專案管理一般是採用矩陣型的組織結構，可以實現專案全過程的動態管理和專案目標的綜合協調與優化，並能根據專案生命週期各個階段的具體需要，適時調整組織的配置，以保障工作和組織的高效、經濟執行。為了提高我公司專案管理水平和成本控制能力，作為資訊化系統的重要組成部分，公司資訊管理部從2003年8月選擇了與中國建築科學研究院下屬軟體公司PKPM協同開發了上海市安裝工程有限公司專案管理系統，目前已進入了專案組試點階段。
1、專案管理資訊化的重要性
1.1 專案管理遇到的問題
在實際工作中我們往往發現，有的專案已經施工一段時間了，但圖紙還沒有完成，為了避免造成專案延期，於是在沒有預算的情況下材料和人工就已經到位並進行施工，個別專案甚至在工期進行到了將近一半都無法得到完整的圖紙。長此以往，會對以後的專案進行造成無法估量的損失。為此我們制定了許多的制度和管理方法來控制專案成本，但是這些剛性的規章制度在實施過程中執行不力。既然依靠員工自身無法推行，所以就需要一套成熟的系統的資訊化工具來執行，通過電腦來規範這些過程，目的是使專案的整個過程更加透明、規範、科學，從而達到有效控制專案成本的目的。
1.2 成本控制是專案管理資訊化重點
在專案管理中成本控制是最大的問題也是公司和專案部所最重視的，其中材料成本在整個專案成本中佔的比重約為80%，能否對材料進行有效的管理可以說是專案資金運作的關鍵。還有，例如：施工任務書的編制，很多專案不按照要求進行人工結算，而將“領料”作為結算人工的方式，然後再根據“結算”的結果重新制作施工任務書。這種“以領代耗”的方式一直是專案管理中一個長期存在的弊病。由此造成的結果是管理流程嚴重顛倒，原本管理思想中的“事先控制”儼然變成了“事後彙總”。
專案管理軟體開發的重點就在於控制成本，主要有以下幾點：
①控制工程直接成本：材料成本、人工費、機械費。
②加強質量管理，控制質量成本。質量成本是指專案為保證和提高產品質量而支出的一切費用，降低這一部分的費用同樣可以大大提高成本控制能力。
③組織連續、均衡有節奏地施工，合理使用資源，縮短工期、降低成本。
④加強專案資料的及時整理，不但可以降低工程竣工期的資料處理時間，而且可以在遇到糾紛時及時索賠，從而降低成本。
1.3 提高員工管理能力，規範施工體系
在許多專案中，專案經理會發現專案部的員工工作自覺性不夠，其實這也是有許多方面原因造成的。其中就包括專案部成員對於專案進行情況不瞭解，導致了專案工作人員不知道近期要做什麼，這樣就加重了專案經理的工作量，同時讓業主覺得施工情況比較混亂。推行專案管理資訊化，就是為了通過軟體規範專案管理的各個分部分項，明確告訴專案實施人員應該做什麼和必須做什麼。整個資訊化的目的就是讓公司專案管理理念形成一種統一的模式，而管理方法又可以多樣化，也可以說是公司在施工過程中的企業文化。當公司在完成資訊化專案管理後，在工作中員工可以通過相應的輔助手段清楚地明確當前的工作內容和工作目標。而當專案部所有的人都明確了工作後，專案經理也可以有更多的時間處理其他事務，這樣同樣可以減少生產成本、提高效益，並且樹立公司規範管理的形象。
2、專案管理系統軟體
2.1 專案管理軟體設計開發理念
專案管理是一個複雜的多方位的行為活動，專案管理是由一條主線流程和多條支線流程所組成的。一個專案的運作除了材料、人員的管理，還有大量的計劃進度以及資料、表單。這些工作雖然不需要太多的技術，卻也同樣地繁瑣和重要。對這些工作，我們設定了相應的工作模組，提供了詳實的資料資料和各類表單。將原來的大量文字材料和表格整合為一個個簡單明瞭的模組。
從開發的目的以及專案管理的概念來看，我們開發專案管理系統的重點是創造一個能有效控制專案成本，規範人員行為的管理軟體。我們的解決方案是以預算為管理基礎，先確定專案管理人員許可權與工作，明確每個專案人員的工作責任和許可權，然後由各個施工員完成自己的分部預算構成主預算，以主預算為專案開始以及系統執行的基礎，通過系統限定強制預算（軟體設定每個專案在進行初始必須有預算，否則無法進行）的必要性，有效保障專案的成本不會超出預算。雖然在發生預算需要變化的情況下，可以通過各種簽證單來修正，但是嚴格的條件限定和資料交換也可以清楚地記載每一筆發生的成本變動，並通過名為“成本管理”的模組迅速查詢分析。即使是碰到上面提到的缺乏圖紙的情況也可以清楚地管理材料和人工的成本，專案的每一分錢都記得明明白白。
在主預算完成後，預算之後的每一筆進料領料都直接與主預算進行資料交換，材料的每次入庫和使用都有明確的記錄和附加資訊，任何時候專案的材料和人工成本都一目瞭然。嚴格限定了領料工作和預算以及領料計劃之間的關係，讓預算外的領料不能通過，從管理的角度堵住了超支領料的漏洞，有效防止由於管理粗放而造成的浪費。
當然，專案實施過程中會有許多不確定因素而造成計劃不斷變更。從綜合試點專案組的要求以及我們現場瞭解到的情況，我們設計了施工任務更改單這樣一個元件。在明確專案管理人員的權責後，可以對預算的內容和使用量進行更改，確保現場情況變動後的領料或人工呼叫能夠順利完成並將此件發生的資訊記錄下來。雖然這只是一個簡單的小部件，但卻使整個系統以預算為基礎的設計思想變得更為靈活而非死板。
由於專案管理系統使用了人員許可權與身份認證統一的登入方式，規範了人員的工作，明確了每個人的工作職責。我們將完整的專案管理過程分解為若干的部分並對應相應的模組，通過管理員的分配為這些工作模組設定確定的工作負責人。
2.2 軟體的結構和流程
上安專案管理系統是一個基於C/S結構的軟體專案管理系統。它以一個單獨的專案為運作單位，只要有一臺能擔當主機的計算機就可以開展工作，客戶機的數量不限，人員可以在任何一臺計算機上使用系統。
在完成了系統安裝後，我們需要進行專案人員與許可權的配置。這個步驟可以確定專案的成員和他們的工作以及查閱、審批各種表格、檔案的許可權。採用兩層許可權分配，即一層對專案的管理人員（一般可認為是專案經理）賦予其對整個專案的管理內容；二層由該專案管理人員對專案實際中的3大員等各類人員進行更細緻的工作分配。這種分配非常靈活，完全可以按照專案的實際情況進行。
專案管理系統分為：成本管理、合同管理、勞動力管理、計劃管理、物資管理、工程資料管理、施工預算、進度計劃、安全管理、質量管理以及統計分析10個主要功能部分。其中合同管理、勞動力管理、計劃管理、物資管理、施工預算為整個系統的主線流程的組成部分。輔以成本管理、工程資料管理、進度管理、安全管理、質量管理五大輔助工具模組。
2.2.1 系統主要管理流程
①基礎資訊與資料的錄入：這部分工作是所有後續工作的前提，由管理員建立專案人員並分配相應的許可權，然後在“合同管理”部分確定專案中的承包、分包關係。這樣我們就可以在系統中確立一個專案的基本結構和工作情況。
接著通過“施工預算”生成或匯入一份施工總預算，在“計劃管理”中通過生成單位工程登記表、分部分項登記表確定該專案的工作並將分包合同與分部分項建立關聯。至此我們會發現，一個專案開工前的準備工作已經完全在系統中就緒了。
②供應商管理：在完成了基本資訊和預算錄入後，我們應該確定專案中的供應商和分包商。首先，供應商的管理步驟如下：
根據公司每年提供的合格供應商名冊的EXCEL檔案略加修改使之符合需要的格式；
在“基礎資訊維護”匯入這些供應商。在檢查補充資料確保其無誤後便可錄入合格供應商錄入表，並供專案挑選合作；
專案中臨時需要合作的一次性供應商則可通過填寫“一次性合格供方報審表”，審批後同樣錄入合格供應商錄入表。
③分包商管理：根據公司每年的合格分包商名冊整理出符合格式要求的EXCEL表格；
在“基礎資訊維護”中匯入分包商資料並檢查補充確保無誤後便可錄入“勞動力管理”中的“合格分包商錄入表”並供專案選擇合作；
在專案中臨時需要合作的一次性分包商在填寫“一次性分包申請表”經審批後也可以錄入為合格分包商錄入表。
④材料的要料和採購：在專案正式開始後，我們可以通過專案管理系統來管理和控制材料。
首先在各分部分項的月要料計劃表中選擇要完成的分部分項，結合先前的預算資料，分別生成各分部分項的月要料計劃。然後根據其中所包含的甲供/乙供資訊，分別生成甲供/乙供月要料計劃彙總表並根據此表生成計劃進行採購。
這樣，我們就可以通過系統對採購計劃的合理性和必要性判斷並控制採購，避免了預算不清造成的根據當時需求進行採購，導致最後賬目不清，重新“補做預算”的情況。流程如圖4：
⑤材料的現場管理：材料管理是專案成本管理中最重要的部分，而材料管理最重要的部分無疑就是現場的領料管理。在系統中，我們將各分部分項的預算匯入，由於預算中的材料編號和名稱經常不按標準格式填寫，直接生成材料資料可能出現各種問題，導致系統管理混亂，故我們需要先對這些材料進行分類。
在“基礎資訊維護”中的“物資基礎資訊”介面，我們可以看到先前匯入的預算中的材料和一個國家標準的材料類別，只需將各種預算中的材料進行拖放就可以對其進行歸類。我們的調查發現，施工員往往在一個專案中接觸到的材料類別並不很多，而且經常重複。但每次填寫卻都需要在龐大的材料庫中查詢某一種材料。為此我們為材料設計了“助記碼”，在歸類的過程中我們可以通過“助記碼”來指定一種材料，在後面的操作中只要輸入簡單的助記碼就可以立刻指定相應材料，對材料的管理提供了很大的幫助，增加了系統的易用性。至此，完成了材料維護的工作。（注：材料歸類完成後，物資管理中的庫存材料金額收發存表便可自動正確生成。）而今後現場材料的出入庫都需要通過填寫入庫單（甲/乙供）、領料單（計價/未計價）、退料單等會自動進行資料統計的系統表單才能進行，嚴格地把握了現場材料的使用。
從專案現場掌握的情況來看，大部分專案在材料領用方面的管理都有很多不足之處。多數是由於預算不明確，領料往往缺乏控制，為了保持工程進度，只要來領就給料，在專案竣工時往往會發現支出很多不必要的材料費用，領料計劃成為了一張過後再補的統計證明。而專案施工員本身也經常因為工作忙碌或其他各種原因擱置這一工作，甚至有的材料是施工班組做好領料單交給施工員簽字。從管理的角度來說這顯然是存在問題的，首先施工員在領料的同時不可能清楚地記得各次累計的領料量，只有在登帳的時候才能發現，所以，施工員每次在使用的時候也不會特別注意節約材料，反正每次領料都沒有問題，就無所謂什麼領料計劃和合理使用材料了。同時由於材料員在專案中不可能時時做出準確的材料出入庫的`彙總帳目，專案經理也比較難以在發生問題後解決。
使用專案管理系統的主要目的之一就是規範化收發料，在每次收料和發料的同時都記錄資料並實時彙總，在使用材料的範圍，也作出了以下嚴格的控制。
首先，必須是材料預算中有的，如果沒有可以通過“基礎資訊維護”部分建立相應的材料類別關係對材料分類。然後根據甲乙雙方供料的不同分配到甲供材料入庫驗收和乙供材料驗收入庫。
其次，在實際使用中，甲乙分別填寫各自的領料單領料，而在這一操作的同時，庫存材料的數量也會相應地變化。由於這一切都是在系統中完成的，而且資料間有著絕對的對應關係，任何超出預算的領料除非專門的稽核否則不能進行，這就對領料數量的上限有了約束。加上月需求計劃的限制，從而相對嚴格地控制了施工用料的精確數量。
再次，對於專案部材料管理人員許可權主要是由專案部的材料員負責，施工員可以根據工程要求開領料單至材料員處領料，在系統中所有的許可權都是由專案系統管理員分配的，一般情況下，在整個材料處理過程中，系統記錄下每次領料數量和使用量，只要專案經理瀏覽一下彙總資料，就可以知道是工程的哪個分部分項出了問題並迅速解決，同時材料員也可以在材料存量，使用數等方面更加直觀地瞭解情況，遇到各種問題可以很容易地找到問題原因，提醒專案經理。對於施工員，就要求他們在工作中，事先都要有周密的安排，不能沒有計劃地工作，提升工作質量，不然同樣的工作有的需要的材料不同，就可以在工作中找出需要提高的地方，這對於施工員的成長至關重要。專案管理系統就是要不斷幫助施工員解決問題，是一個發現問題、尋找原因、修正錯誤的迴圈往復的過程。
⑥施工任務書：施工任務書是專案管理中重要的組成部分，是對施工計劃和完成情況的主要記錄資料。在生成施工任務書前，我們必須有完成的分包合同基本資訊、工程專案分包申請表、班組資訊登記表。與通過手工填寫施工任務書不同，施工員只須選擇相應的分部分項、班組資訊、單位工程等。通過交換資料專案管理系統由預算和計劃自動生成施工任務書。這樣就避免了因資料不清或遺漏疏忽造成的錯誤，也防止了施工完成後再補填施工任務書的情況出現。
施工任務書生成後可以儲存及列印以備所需，在實際施工完成後，再次開啟相關的施工任務書，將實際施工量填入並提交，其中的資料就會自動地與預算和材料庫存等內容進行資料交換，清楚地記載下施工工程進行的實際情況。
2.2.2 系統支線管理流程
以上幾個部分是專案管理系統中的主要管理流程，這個流程中交錯使用到了系統中的合同管理、勞動力管理、計劃管理、物資管理、工程資料管理、施工預算6個主要部分。它們是專案管理中使用最多最重要的部分，其相互之間存在著緊密的資料關係，是成本控制的關鍵。其他的部分功能如下：
成本管理：在成本管理中通過錄入個別基本資訊後結合專案實際發生成本的各種資料表單可以清楚直觀地描述專案成本的管理情況。
工程資料管理：提供了各類工程中所需要用到的表單、檔案、資料格式等，方便生成這些檔案和資料。
安全管理：記錄了詳實的安全管理資料和例項，為專案安全工作提供了參考和依據。
質量管理：提供了大量的專案質量方面檔案的表單、資料，內容豐富，為專案質量資料的生成提供了極大的方便。
進度管理：該部分的功能與MS PROJECT軟體類似。這些專案常用的軟體工具為從事相關工作的人員提供了極大的便利。
2.3 專案資訊化試點情況
由於在專案上進行推行資訊化沒有成熟的經驗，所以在軟體正式應用以前，我們先後在櫻花度假村等幾個專案部試點執行，在實際使用中測試系統的可用性，發現和解決存在的問題。經過試用中專案的反饋情況，我們對系統的操作舒適性進行了調整，包括：在保證系統特性不變的前提下，精簡了一些較複雜的操作；根據專案施工的實際需要，在系統中添加了施工任務更改單；調整了系統的相容性；進一步完善系統資料庫等，完全能夠滿足實際專案施工管理的需要。
綜上所述，我們可以說上安專案管理系統是以預算為基礎的，結合計算機技術和傳統管理制度，能有效進行成本控制並提供專案工作便利的綜合性專案管理系統。藉此系統，專案經理和公司可以非常清晰明確地知道專案成本的動態，並藉此對專案動態進行分析和決策。明確的人員權責可以很好地監督和約束專案人員的工作，進一步加強各方面的管理。一個熟練使用該系統的專案組就可以應對專案上所發生的大多數的工作要求並提供清晰的實際資料，能夠實際地提高專案的管理效率和成本控制水平，達到施工專案管理最主要的目的——“花最少的錢辦最大的事”。雖然目前系統本身仍然存在一些問題。如：前期的分析工作不足以及對專案實際情況的考慮不充分；由於開發中使用了部分成品軟體帶來的系統強壯性、相容性問題；系統操作的舒適性等。但是不可否認上安專案管理系統的開發貫徹了最初的開發思路，也已經具備了對專案成本有效管理的能力。在試用期的完善過程中我們相信能夠解決存在的問題，加強系統的舒適性和強壯性，儘快讓整個系統全面推行，提升我公司整體專案管理水平。